Ηλεκτρονική Τιμολόγηση & Αρχειοθέτηση

Σκοπός Υπηρεσίας

Η Regate, αξιοποιώντας τις σύγχρονες υποδομές και υπηρεσίες της Impact Information Systems, προσφέρει πλέον νέες ολοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Η νέα αυτή συνεργασία επιτρέπει την πλήρη ηλεκτρονική παρακολούθηση των παραγγελιών, εισπράξεων και παραστατικών πώλησης από την παλάμη του πωλητή, έως την παράδοση των εμπορευμάτων και την αρχειοθέτηση των παραστατικών. Σκοπός της ολοκληρωμένης υπηρεσίας είναι η κατάργηση της χρήσης του χαρτιού, και η αυτόματη παραλαβή, έκδοση παραστατικών και αρχειοθέτηση με σύγχρονες ηλεκτρονικές μεθόδους, με σκοπό τη μείωση του κόστους λειτουργίας.

Φορητή Paperless Τιμολόγηση

Η νέα λύση επιτρέπει το mobile ordering και τη φορητή τιμολόγηση (τιμολόγηση επί αυτοκινήτου) χωρίς την απαραίτητη έκδοση φυσικού παραστατικού στο χώρο του πελάτη. Απευθύνεται σε ομάδες, όπως:

• Πωλητές
• Εισπράκτορες
• Οδηγοί οχημάτων ex-van
• Τεχνικοί Πεδίου

Ουσιαστικά το κάθε στέλεχος εξοπλίζεται με ένα smartphone ή tablet του εμπορίου (ή Ruggendised PDAs, Tablets για πιο βαριά χρήση), όπου με το Regate Effective μπορεί να εκδώσει παραστατικά, να ανοίξει νέους πελάτες, και συνολικά να πραγματοποιήσει όλες τις εργασίες στο πεδίο. Κατά την έκδοση ενός παραστατικού, υπάρχουν οι εξής επιλογές:

• Εισπράκτορες
• Έκδοση ηλεκτρονικού παραστατικού και αυτόματη αποστολή στον τελικό αποδέκτη, χωρίς τη χρήση εκτυπωτή

Οι δυο παραπάνω επιλογές εμπλουτίζονται με δυνατότητες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης αυτομάτως μέσα από το portal της Impact ή σε τοπικό server, με αποτέλεσμα η όλη διαδικασία να αυτοματοποιείται, χωρίς την ύπαρξη φυσικού αντίγραφου σε χαρτί. Τα δεδομένα πώλησης επιστρέφουν ανεξάρτητα στο ERP ή εμπορολογιστικό σύστημα της εκδότριας εταιρείας.

Η συνολική λύση έχει ως σκοπό να διευκολύνει τις διαδικασίες τιμολόγησης και αρχειοθέτησης από την επιχείρησή σας, ενώ ταυτόχρονα να προσφέρει μείωση των λειτουργικών εξόδων, ελαχιστοποίηση του χρόνου, χωρίς την ανάγκη διαφύλαξης και ανταλλαγής των παραστατικών σε έντυπη μορφή.

Proof-of-Delivery

Το Regate Effective επιτρέπει proof-of-delivery δυνατότητες, τόσο με το σκανάρισμα barcode ή/και ηλεκτρονική υπογραφή κατά την παράδοση, όσο και με την έκδοση του παραστατικού κατά την παράδοση.

Με την ενσωμάτωση του Paperless.Connect, δύναται η έκδοση των παραστατικών να γίνεται κατά την παραλαβή από τον πελάτη, με ψηφιακή υπογραφή, και αυτόματη αρχειοθέτηση

Πώς Λειτουργεί

Οι λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης έρχονται να λειτουργήσουν συμπληρωματικά:

• Ανεξάρτητα από την τεχνολογική υποδομή (ERP, λογιστικό πακέτο, φορολογικό μηχανισμό)
• Το παραστατικό δημιουργείται αυτόματα και άμεσα (real time) σε ηλεκτρονική μορφή (PDF) και αρχειοθετείται αυτόματα και ηλεκτρονικά ανεξάρτητα από τον αριθμό σημείων έκδοσης παραστατικών ή από την τοπολογία τους.
• Χωρίς να απαιτείται καμία επένδυση σε υποδομή ούτε από τον εκδότη ούτε από τον παραλήπτη, παρά μόνο απλή σύνδεση στο Internet
• Με δυνατότητα σταδιακής εφαρμογής στο σύνολο των πελατών και προμηθευτών
• Πιστοποιημένες κατά ISO27001 (το ισχυρότερο πιστοποιητικό ασφαλούς μετάδοσης παραστατικών)

Μια επιχείρηση μπορεί να δώσει τη δυνατότητα στους πωλητές να έχουν online πρόσβαση στα τιμολόγια του εκάστοτε πελάτη, να εισπράττουν την προκαταβολή για την εκτέλεση μιας παραγγελίας χωρίς τη χρήση φορητού εκτυπωτή, με απλή αποστολή της μιας απόδειξης είσπραξης «έναντι» μέσω ηλεκτρονικής τιμολόγησης στον πελάτη. Κατά την παράδοση της παραγγελίας, μπορεί να αποσταλεί το τιμολόγιο, η τελική απόδειξη είσπραξης, είτε είσπραξης μετρητών είτε με εξόφληση μέσω κάρτας απ’ ευθείας στον πελάτη με ασφάλεια και χωρίς την απαίτηση εκτύπωσής του για αρχειοθέτηση.

Εναλλακτικά, στους οδηγούς οχημάτων e-xvan μπορεί να δώσει τη δυνατότητα να τιμολογούν επί αυτοκινήτου χωρίς την χρήση χαρτιού, παρά μόνο με συγχρονισμό, το τιμολόγιο θα αποθηκεύεται στο σύστημα της εταιρείας σας και ταυτόχρονα θα έχει την επιλογή να το στείλει ηλεκτρονικά στον πελάτη.

Οφέλη Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Μια επιχείρηση μπορεί να επιτύχει σημαντική μείωση του λειτουργικού της κόστους από τη μετάβαση σε ηλεκτρονικό τιμολόγιο (από χαρτί), μέσω:

• Κατάργησης αναλωσίμων εκτύπωσης, εμφακέλωσης και αποστολής
• Μείωσης διαχειριστικού χρόνου για επιβεβαίωση παραλαβής τιμολογίων από τους παραλήπτες
• Μείωσης χρόνου αποστολής
• Βελτίωσης cash-flow λόγω ταχύτερης συμφωνίας υπολοίπου
• Διευκόλυνση σε διαδικασίες δημοσίου, όπως, (α) ταχύτερη ενημέρωση των μηνιαίων συγκεντρωτικών καταστάσεων τιμολογίων και (β) συνεχής εξασφάλιση ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται με φορολογικά σύννομο τρόπο.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αυξάνει το κύρος και την εικόνα μιας επιχείρησης, με διάφορους τρόπους όπως:

• Παρέχοντας έναν αναβαθμισμένο και εξελιγμένο τρόπο επικοινωνίας,
• Όντας μέλος της ταχύτερα αναπτυσσόμενης κοινότητας επιχειρήσεων που εφαρμόζουν Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στην Ελλάδα και στο Εξωτερικό,
• Ενισχύοντας την εταιρική κοινωνική ευθύνη με την εφαρμογή οικολογικών πρακτικών.
• Αξιοποίηση δυνατοτήτων που δεν υπάρχουν με την παραδοσιακή τιμολόγηση ή με υποδεέστερες τεχνολογίες

Οφέλη Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης

Τα παρακάτω στοιχεία δύναται να αρχειοθετηθούν (ηλεκτρονικά και αυτόματα):

• όλα τα παραστατικά που εκδίδουν (τιμολόγια, δελτία διακίνησης, αποδείξεις, επιταγές) ή/και λαμβάνουν (ηλεκτρονικά ή/και έντυπα)
• οποιοδήποτε επισυναπτόμενο έγγραφο μαζί με τα λογιστικά παραστατικά (αναλυτικές χρεώσεις, παραγγελίες, κτλ)
• όλα τα παραστατικά μίας ή πολλαπλών εταιριών ενός ομίλου ή υποκαταστημάτων
• όλα τα απαραίτητα φορολογικά στοιχεία (αρχεία φορολογικών μηχανισμών ή ψηφιακές υπογραφές),

Η ηλεκτρονική αρχειοθέτη επιτρέπει:

• Τις αυτοματοποιημένες αναφορές, από τον αριθμό των παραστατικών που αρχειοθετήθηκαν έως και τον αριθμό των εγγράφων που αναμένονται να επισυναφθούν,
• Την πλήρη διαχείριση της εκτύπωσης των παραστατικών καθώς μπορούν να επιλέξουν ποια παραστατικά θα εκτυπωθούν βάσει τύπου αντιγράφου και τύπου παραστατικού,
• Την εύκολη πρόσβαση στους χρήστες της επιχείρησης που επιλέγοντας τα δικαιώματα πρόσβασης που θα έχουν.